Doktorantūros administravimas

1 pav. MF doktorantūros studijų administravimas (MID skyriaus išorinės sąveikos)

Pastaba:

1. MIDS doktorantūros specialistas neturi prieigos prie VU MIS doktorantų duomenų bazės. Todėl MIDS sudarinėja savo doktorantų duomenų bazę – duomenų apie doktorantus katalogą (2 pav., veikla 9). Reikėtų nedubliuoti darbų, racionalu suteikti MIDS doktorantūros specialistui prieigą prie VU MIS doktorantų duomenų bazės – teikti MF doktorantų duomenis (be teisės juos koreguoti).

MF doktorantūros dokumentų sąrašas

Doktorantūros administravimas: darbų srautų diagrama (top lygmuo)

Administravimo darbų srautų diagramos sandara

• takelio pradžioje yra padalinio pavadinimas, takelyje yra darbai (veiklos) už kurias atsako padalinys;
• stačiakampiai žymi veiklas (darbus),
• jungtys žymi dokumentų (informacijos) srautus, kurie perduodami iš vienos veiklos kitai veiklai. 

Pasiūlymas 2019 06 06

• Doktorantūros studijų administravimo veiklų MID skyriuje yra 19 (būsena 2019 05 30). Tai didelis darbo krūvis, kuriam atlikti kokybiškai reikia dviejų specialistų.
• Siūloma taip paskirstyti darbus, kaip pateikta 1 lentelėje.

MIDS doktorantūros specialistas 1 administruoja tokias veiklas	MIDS doktorantūros specialistas 2 administruoja tokias veiklas
1. Doktorantūros studijų finansavimo kontrolė (kartu su Bendrųjų reikalų skyriumi)	7. Doktorantūros renginių administravimas (kartu su Komunikacijos skyriumi)
9. MF doktorantų duomenų (DB) tvarkymas (gavus prieigą prie VU Doktorantūros DB)	8. MF doktorantūros svetainės atnaujinimas
Medicinos DK veiklas (visas)	Odontologijos DK ir Visuomenės sveikatos DK veiklas (visas)
Veiklos: 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 13, 14, 15, 16 (3 pav. MF doktorantūros administravimo darbų modelis)	Veiklos: 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 13, 14, 15, 16 (3 pav. MF doktorantūros administravimo darbų modelis)

3 pav. MF doktorantūros administravimo darbų modelis (top lygmuo, pasiūlymas 2019 06 06)

DOKTORANTŪROS STUDIJŲ ADMINISTRAVIMO VEIKLOS

Veikla 1. Doktorantūros studijų finansinė kontrolė

1.1. Doktorantų judumo finansinė kontrolė

1.2. Doktorantų prašymų dėl publikacijų finansavimo administravimas

1.3. Disertacijų ir santraukų spausdinimo administravimas

1.4. Gynimo tarybos narių apmokėjimo administravimas

1.5. Kitų studijų apmokėjimo doktorantų prašymų administravimas

Veikla 2. Dekano įsakymų doktorantūros egzaminams rengimas

Veikla 3. Doktorantų atestavimo administravimas (MDK)

Veikla 4. Doktorantų priėmimo administravimas (MDK)

Veikla 5. Doktorantų studijų planų apskaita

Veikla 6. Kitų Doktorantūros komiteto posėdžių administravimas (protokolavimas)

Veikla 7. Doktorantūros renginių administravimas (organizavimas)

Veikla 8. MF doktorantūros svetainės turinio atnaujinimas

Veikla 9. MF doktorantų duomenų (skyriaus DB) tvarkymas

Veikla 10. Doktorantų konsultavimas žodžiu, email, telefonu

Veikla 11. Dekano įsakymų dėl doktorantūros studijų rengimas

Veikla 12. Doktorantūros komiteto protokolų archyvavimas

Veikla 13. Doktorantų egzaminų laikymo kontrolė

Veikla 14. Doktorantų bylų formavimas

Veikla 15. Doktorantūros komiteto posėdžių garso įrašų archyvavimas

Veikla 16. Doktorantūros veiklos metinės ataskaitos rengimas

Veikla 17. Doktorantūros veiklos metinės ataskaitos analizė

Veikla 18. Doktorantūros veiklos administravimo kontrolė

Veikla 19. Suvestinių rengimas dekanato posėdžiams (kas savaitę)

Veikla 20. MF doktorantūros studijų efektyvumo monitoringas

Veikla 31.  Doktorantūros  studijų koordinavimas (DK pirmininkas)

Veikla 32. Doktorantų priėmimas (DK)

Veikla  33. Doktorantų atestavimas (DK)

Veikla  34. Kiti DK posėdžiai

Veikla  35. Vadovavimas doktorantui (institute)

Veikla  36. Doktorantų atestavimas institute

Veikla  37. Doktorantūros studijų plano sudarymas (doktorantas)

Veikla 38. Doktorantūros studijų ataskaitos rengimas

Veikla  39. Disertacijos rengimas ir gynimas (doktorantas)

Veikla 41.  Doktorantūros studijų finansavimo apskaita

Veikla  42. Doktorantūros renginių organizavimas

Veikla 43.  Doktorantūros studijų sprendimų tvirtinimas

Veikla 44. VU doktorantūros administravimo procesas

Detalūs doktorantūros administravimo veiklų modeliai

Veikla 1. Doktorantūros studijų finansinė kontrolė

• Veikla 1. Doktorantūros studijų finansinė kontrolė apima tokius atvejus:
  • Doktorantų judumo finansinė kontrolė (veikla 1.1)
  • Doktorantų prašymų dėl publikacijų finansavimo administravimas (veikla 1.2)
  • Disertacijų ir santraukų spausdinimo administravimas (veikla 1.3)
  • Kitų studijų apmokėjimo doktorantų prašymų administravimas (veikla 1.4)
  • Doktorantų judumo finansavimo koordinavimas (veikla 1.5)
  • Doktorantų publikacijų finansavimo koordinavimas (veikla 1.6)
  • Kitų doktorantų prašymų studijoms apmokėti koordinavimas (veikla 1.7)

Veikla 1.1. Doktorantų judumo finansinė kontrolė.

Darbų tvarka:

1. VU Mokslo ir inovacijų departamentas (VU MID doktorantūros ir podoktorantūros skyrius) skiria MF doktorantų judumui lėšų sumą (mokslo metams). Skiriamos doktorantams lėšos iš dviejų šaltinių: Valstybės biudžeto (VB) ir Europos Sąjungos lėšos.
2. MIDS doktorantūros specialistas rengia dekano įsakymą ir tvarkos aprašą:
   1. sudaro doktorantų sąrašą (pagal MF Institutus),
   2. paskirsto lėšas MF padaliniams (institutams) doktorantų judumui pagal studijuojančių ten doktorantų skaičių,
   3. Parengia laišką MF padaliniams apie lėšų paskirstymą doktorantų judumui,
   4. Parengia atmintinę doktorantams apie judumo tvarką.
3. MF padaliniai (institutai) parengia suvestines apie judumo lėšų (VB ir ES lėšų atskirai) paskirstymą doktorantams
4. Doktorantai pateikia prašymus judumui MIDS doktorantūros specialistui
5. MIDS doktorantūros specialistas perduoda patikrintą doktoranto prašymą MF buhalterijai, MF buhalterija įrašo lėšų rūšį .
6. MIDS doktorantūros specialistas perduoda DK vizuotą doktoranto prašymą išvykai dekanui tvirtinti.
7. MIDS doktorantūros specialistas nuskenuoja dekano patvirtintą doktoranto prašymą išvykai (judumui) ir siunčia VU MID (DPS).
8. MIDS doktorantūros specialistas patikrina doktoranto prašomas sumas judumui (VB ir ES lėšų atskirai), ar atitinka padalinio paskirstą sumą.
9. MIDS doktorantūros specialistas perduoda doktoranto prašymą judumui Doktorantūros komiteto pirmininkei vizuoti.
10. VU MID (DPS) išleidžia rektoriaus įsakymą doktoranto išvykai (judumui)

• Veikla 1.2. Doktorantų prašymų dėl publikacijų finansavimo administravimas

Darbų tvarka:

1.  Doktorantas pateikia prašymą straipsnio publikavimui  žurnale finansuoti  su savo ir vadovo parašais MIDS doktorantūros specialistui.
2. MIDS mokslo specialistas patikrina žurnalo lygį, įrašo įvertinimą ir grąžina doktoranto prašymą MIDS doktorantūros specialistui.
3. Jei žurnalo lygis tinkamas, MIDS doktorantūros specialistas teikia prašymą dekanui tvirtinti.MIDS doktorantūros specialistas perduoda prašymą MIDS mokslo specialistui patikrinti žurnalo lygiui.
4. Dekano patvirtintas doktoranto prašymas publikavimui  žurnale finansuoti  perduodamas Bendrųjų reikalų skyriui apmokėti.

• Veikla 1.3 Disertacijų ir santraukų spausdinimo administravimas

Darbų tvarka:

1. Doktorantas pateikia prašymą disertacijos ir santraukų spausdinimui finansuoti  su savo parašu MIDS doktorantūros specialistui.

2.   MIDS doktorantūros specialistas patikrina prašyme nurodytą egzempliorių skaičių (MF nustatyta: disertacijų – 15 vnt.; santraukų – 30 vnt.).

3. MIDS doktorantūros specialistas teikia prašymą dekanui tvirtinti.

4.   Dekano patvirtintas doktoranto prašymas disertacijos ir santraukų spausdinimui perduodamas Bendrųjų reikalų skyriui apmokėti.

 Veikla 1.4 Kitų doktorantų prašymų studijoms apmokėti administravimas

Darbų tvarka:

1. Doktorantas pateikia argumentuotą prašymą finansuoti studijų veiklas ir pirkimų sąmatą su savo ir vadovo parašais MIDS doktorantūros specialistui. Galimos veiklos yra tyrimai, įrangos ar reagentų pirkimas ir kt.
2. MIDS doktorantūros specialistas registruoja prašymą (įsega kopiją į doktoranto bylą).
3. MIDS doktorantūros specialistas perduoda prašymą dekanatui (Bendrųjų reikalų prodekanui, dekanui).MIDS doktorantūros specialistas perduoda prašymą doktorantūros komiteto pirmininkui vizuoti.
4. Dekano patvirtintas doktoranto prašymas perduodamas Bendrųjų reikalų skyriui apmokėti.

Veikla 3. Doktorantų atestavimo administravimas

Veikla 4. Doktorantų priėmimo administravimas

Veikla 5. Doktorantų studijų planų apskaita

Veikla 6. Kitų Doktorantūros komiteto posėdžių administravimas (protokolavimas)

Darbų eiga:

6.1. Posėdžiui skirtų dokumentų rengimas: spausdintų ir elektroninių;

6.2. Laiško – pranešimo apie posėdį parengimas ir išsiuntimas (su reikalingais priedais);

6.3. Posėdžio protokolavimas ir garso įrašo atlikimas;

6.4. Posėdžio protokolo parengimas (pagal garso įrašą);

6.5. Posėdžio protokolo pateikimas doktorantūros komiteto pirmininkui tvirtinti;

6.6. Posėdžio protokolo perdavimas VU MIS Doktorantūros ir podoktorantūros skyriui;

6.7. Posėdžio protokolo ir garso įrašo archyvavimas.

Veikla 7. Doktorantūros renginių organizavimas

7.1. Skelbimo apie renginį, susijusį su doktorantų bendrųjų kompetencijų ugdymu, parengimas

7.2. Dalyvių registravimo formos paruošimas

7.2. Dalyvių registravimas, dalyvių sąrašų tvarkymas

7.3. Lektorių dokumentų apmokėjimui tvarkymas

7.4. Alternatyvių doktorantūros dalykų studijų organizavimas

Veikla 8. MF doktorantūros svetainės turinio atnaujinimas

Darbų eiga:

8.1. MIDS doktorantūros specialistas parengia medžiagą MF doktorantūros svetainės atnaujinimui

8.2. Medžiaga perduodama Komunikacijos skyriui

Veikla 9. MF doktorantų duomenų (skyriaus duomenų bazės) tvarkymas

Darbų eiga:

9.1. MIDS doktorantūros specialistas MIDS kompiuteryje (ir VU MS Office360 debesyje) kaupia duomenis apie doktorantūros veiklą:

• doktorantų bylas (failuose),
• doktorantų sąrašus ir
• kitus aktualius duomenis.

Doktoranto (vardas_pavardė) katalogo struktūra:

1. Doktorantūros studijų planas.
2. Įsakymai dėl egzamino komisijos sudarymo.
3. Studijų plane numatytų Egzaminų laikymo protokolas.
4. DK Protokolų išrašai, susiję su doktoranto studijomis.
5. Padalinio protokolų išrašai, susiję su doktoranto atestacija.
6. Kiti padalinio protokolų išrašai, susiję su doktoranto studijomis.
7. Doktoranto prašymai dėl doktorantui skirtų lėšų panaudojimo.
8. Doktoranto prašymai, susiję su akademinėmis atostogomis (prašymai dėl akademinių atostogų skyrimo, dėl sugrįžimo iš akademinių atostogų).
9. CR įsakymai, susiję su doktoranto studijomis.
10. Disertacijos santrauka.
11. Publikacijų sąrašas.

Veikla 10. Doktorantų konsultavimas

• MIDS doktorantūros specialistas konsultuoja doktorantus žodžiu, el. laiškais ar telefonu.

Veikla 11. Dekano įsakymų dėl doktorantūros studijų rengimas

Darbų tvarka:

• 1. Doktorantas užpildo prašymą ir perduoda MID skyriui.
• 2. MIDS doktorantūros specialistas patikrina ar teisingai užpildytas dokumentas, suderina su doktorantūros komiteto pirmininku.
• 3. MIDS doktorantūros specialistas parengia dekano įsakymą ir teikia dekanui patvirtinti (2 egzempliorius).
• 4. Patvirtintą dekano įsakymą MIDS doktorantūros specialistas registruoja VU IS Avilys ir nuskenuoja.
• 5. Užregistruotą dekano įsakymą (1-ą egz.) MIDS doktorantūros specialistas įdeda į doktoranto bylą ir (2-ą egz.) įsega į dekano įsakymams skirtą segtuvą.
• 6. MIDS doktorantūros specialistas informuoja doktorantą (e-laišku), kad galima atsiimti dekano įsakymą doktorantūros egzaminui laikyti.

Veikla 12. Doktorantūros komitetų protokolų archyvavimas

• MIDS doktorantūros specialistas kaupia ir tvarko visų MF doktorantūros komitetų protokolų archyvą.
• Doktorantūros komitetai perduoda posėdžių protokolus (e-paštu) MIDS doktorantūros specialistui

Veikla 13. Doktorantų egzaminų laikymo grafiko kontrolė

• MIDS doktorantūros specialistas kontroliuoja, ar doktorantai laiku laiko doktorantūros egzaminus – kaip numatyta jų darbo plane.
• MIDS doktorantūros specialistas teikia duomenis doktorantūros komitetams apie doktorantų egzaminų laikymą.

Veikla 14. Doktorantų bylų formavimas

Darbų eiga:

• Įstojus doktorantui, užvedama byla, pirmasis dokumentas yra doktorantūros darbų planas. (su doktoranto, vadovo ir studijų komiteto pirmininko parašais)
• Doktoranto byla papildoma atsiradus naujiems studijų dokumentams (dekano įsakymai dėl egzaminų ir kt.)

Doktoranto bylos struktūra:

1. Doktorantūros studijų planas.
2. Įsakymai dėl egzamino komisijos sudarymo.
3. Studijų plane numatytų Egzaminų laikymo protokolas.
4. DK Protokolų išrašai, susiję su doktoranto studijomis.
5. Padalinio protokolų išrašai, susiję su doktoranto atestacija.
6. Kiti padalinio protokolų išrašai, susiję su doktoranto studijomis.
7. Doktoranto prašymai dėl doktorantui skirtų lėšų panaudojimo.
8. Doktoranto prašymai, susiję su akademinėmis atostogomis (prašymai dėl akademinių atostogų skyrimo, dėl sugrįžimo iš akademinių atostogų).
9. CR įsakymai, susiję su doktoranto studijomis.
10. Disertacijos santrauka.
11. Publikacijų sąrašas.

Veikla 15. Doktorantūros komiteto posėdžių garso įrašų archyvavimas

Darbų eiga:

• MIDS doktorantūros specialistas kaupia ir tvarko visų MF doktorantūros komitetų posėdžių garso įrašų archyvą.
• Doktorantūros komitetai perduoda garso įrašus (e-paštu) MIDS doktorantūros specialistui

Veikla 16. Doktorantūros veiklos (metinės) ataskaitos rengimas

Darbų eiga:

• MIDS doktorantūros specialistas analizuoja reikalavimus MF doktorantūros ataskaitos turiniui
• Rengia MF doktorantūros veiklos ataskaitą (projektą) dekano metinei ataskaitai
• Perduoda parengtą ataskaitos variantą (projektą) MIDS vedėjui tikrinti.

Veikla 17. Doktorantūros veiklos (metinės) ataskaitos analizė

            Darbų eiga:

• MIDS vedėjas derina su dekanatu reikalavimus MF doktorantūros ataskaitos turiniui
• MIDS vedėjas perduoda skyriaus specialistui reikalavimus MF doktorantūros ataskaitos turiniui
• MIDS vedėjas analizuoja skyriaus specialisto pateiktą MF doktorantūros veiklos ataskaitą
• MIDS vedėjas derina su dekanatu ataskaitos turinį. 

Veikla 18. Doktorantūros veiklos administravimo kontrolė

Darbų eiga:

• MIDS vedėjas derina su dekanatu ir doktorantūros komitetų pirmininkais reikalavimus MF doktorantūros administravimui
• MIDS vedėjas analizuoja ir kontroliuoja MF doktorantūros administravimą

Veikla 19. Suvestinių rengimas dekanato posėdžiams (kas savaitę)

Darbų eiga:

• MIDS vadovas derina su dekanatu reikalavimus suvestinės turiniui
• MIDS vadovas formuoja suvestinę, duomenis teikia MIDS specialistai

Veikla 20. Doktorantūros studijų efektyvumo monitoringas

Darbų eiga:

• MIDS vadovas derina su dekanatu  doktorantūros studijų efektyvumo rodiklius
• MIDS vadovas atlieka doktorantūros studijų duomenų analizę (IT priemonėmis, pvz., MS Power BI ar kitomis duomenų analizės programų sistemomis),
• MIDS vadovas formuoja suvestines su doktorantūros studijų efektyvumo rodikliais  (kas semestrą, už metus ar kitus laiko periodus).
• Duomenis teikia MIDS specialistai, doktorantūros komitetų pirmininkai, MF institutai, kiti MF skyriai.